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Factura electrónica: qué es y para qué sirve

Una nueva forma de hacer facturas

Conocer qué es una factura electrónica y cómo funciona es esencial para empresarios y autónomos en la actualidad. Con la transformación digital en auge, la facturación electrónica se ha convertido en una realidad que pronto será obligatoria para muchos profesionales. Hay dos enfoques diferentes que debemos conocer que están directamente relacionados con este tema, cada uno responde a una ley diferente, aunque complementarias: Ley Crea y Crece y la Ley Antifraude de Hacienda.

En esta entrada te informamos sobre:

  • ¿Qué es la factura electrónica?
  • ¿Para qué sirve la factura electrónica?
  • ¿Qué dice la Ley sobre el uso de la factura electrónica?
  • ¿Quién está obligado a utilizar la factura electrónica?
  • Principales beneficios de utilizar la factura electrónica
  • ¿Qué tipos de facturas electrónicas existen?
  • Elementos de una factura electrónica
  • ¿En qué casos es obligatorio utilizar la factura electrónica?
trabajando con factura electronica

¿Qué es la factura electrónica y para qué sirve?

Una factura electrónica es un documento comercial en formato digital que registra una compraventa de bienes o servicios. Es importante entender que una factura electrónica es la versión digital de una factura en papel, con los mismos efectos legales y requisitos obligatorios.

Al crear una factura electrónica, generamos un archivo digital que, al igual que una factura tradicional, sirve como comprobante legal de una transacción y puede enviarse a través de Internet a plataformas de gestión para su registro.

¿Por qué usar factura electrónica?

La factura electrónica documenta una operación de compra o venta, otorgándole validez legal y fiscal. Permite a los profesionales agilizar sus procesos al generarse y transmitirse electrónicamente.

Es especialmente útil para acreditar operaciones comerciales en entornos digitales, como facturas dirigidas a administraciones públicas, justificar gastos electrónicamente o compartir facturas con Hacienda a través de su sede electrónica.

Además de ahorrar tiempo y ofrecer ventajas fiscales, la factura electrónica será obligatoria para todos los autónomos y pymes.

¿Qué dice la Ley sobre el uso de la factura electrónica?

En España, varias normativas regulan el uso de la factura electrónica. Aunque ya era obligatoria para facturas dirigidas al sector público, los últimos cambios legislativos han ampliado su obligatoriedad a todas las operaciones entre profesionales. Hay dos leyes que hacen referencia a la obligatoriedad de la implantación de la facturación electrónica, cada una con enfoques y objetivos diferentes: Ley Crea y Crece y la Ley Antifraude de Hacienda.

En septiembre de 2022, la Ley Crea y Crece reguló por primera vez la factura electrónica en el sector privado, estableciendo un período transitorio de 1-2 años para que todos los autónomos adopten la facturación electrónica. Los autónomos persona física tendrán un plazo especial de tres años para comunicar el estado de sus facturas a proveedores o a la Agencia Tributaria.

Independientemente de la Ley Crea y Crece, la factura electrónica ya es obligatoria en operaciones con el sector público según la Ley 25/2013, que la convirtió en un requisito obligatorio para transacciones con administraciones públicas, con algunas excepciones.

¿Quién está obligado a utilizar la factura electrónica?

Según las leyes mencionadas y los cambios legislativos de la Ley Crea y Crece, la factura electrónica será obligatoria para muchas operaciones comerciales. La Ley Crea y Crece establece que todas las empresas y autónomos deben emitir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales.

Esta obligación tiene un período de adaptación, por lo que autónomos y pymes deberán empezar a emitir facturas electrónicas en operaciones con otras empresas entre 2024 y 2026, dependiendo del nuevo reglamento de facturación.

La factura electrónica ya es obligatoria para:

  • Sociedades que emiten facturas dirigidas a administraciones públicas.
  • Autónomos que facturan a otros profesionales:
    • A finales de 2024 o principios de 2025: si la facturación es superior a 8 millones de euros.
    • A mediados de 2025 o principios de 2026: si la facturación es inferior a 8 millones de euros.

Además, algunos negocios tendrán un plazo extra para comunicar el estado de sus facturas:

  • A finales de 2026 o principios de 2027: autónomos persona física deberán comunicar el estado de sus facturas a proveedores. El resto de empresas deberán hacerlo antes, entre 2024 y 2025.

Algunas operaciones pueden continuar con facturas en papel, como las dirigidas a consumidores finales. Para más detalles sobre las leyes y plazos, consulta nuestro artículo sobre quién está obligado a usar factura electrónica.

Principales beneficios de utilizar la factura electrónica

Conocer las ventajas de la factura electrónica es clave para entender su importancia. Entre los beneficios destacan:

  • Proceso agilizado: la entrada de datos es automática y digital.
  • Pagos más rápidos: las facturas electrónicas se transmiten y procesan rápidamente.
  • Mayor precisión: se eliminan errores al no haber introducción manual de datos.
  • Más eficacia: se libera tiempo para otras tareas al automatizar la facturación.
  • Ahorro de tiempo y esfuerzo.
  • Mayor facilidad en la presentación de impuestos.

Estos son solo algunos ejemplos de los beneficios de la facturación electrónica. Si estás considerando pasarte a la factura digital, no te pierdas nuestro artículo sobre los beneficios de la facturación electrónica.

Tipos de facturas electrónicas

A diferencia de las facturas tradicionales, que se dividen en múltiples categorías, las facturas electrónicas son más fáciles de clasificar.

Para entender correctamente qué es una factura electrónica, es importante conocer los diferentes formatos disponibles, como la factura electrónica estructurada y la no estructurada.

Factura electrónica estructurada

Este tipo de factura se compone de datos organizados en un formato digital, lo que permite que sean generadas y leídas automáticamente por programas de facturación. Las administraciones públicas requieren este tipo de facturas, utilizando el formato XML en su programa FacturaE, aunque también pueden encontrarse en formatos como EDIFACT, DOC o XLS.

Factura electrónica no estructurada

Estas facturas no están compuestas por datos estructurados, sino que son documentos normales, como facturas en papel escaneadas o en formato PDF. Aunque contienen todos los datos necesarios, deben ser procesadas manualmente o con software OCR para reconocimiento óptico de caracteres.

Elementos de una factura electrónica

Al igual que las facturas tradicionales, una factura electrónica solo será válida si contiene los datos obligatorios y cumple con los requisitos de facturación. Hasta la aprobación del nuevo reglamento, los elementos de una factura electrónica (excepto la firma electrónica) son los mismos que los de una factura ordinaria:

  • Numeración para identificar cada factura con un número correlativo.
  • Fecha de emisión que indica cuándo se emite el documento.
  • Datos de identificación fiscal del emisor y receptor.
  • Concepto(s) que detallen lo que se está vendiendo o comprando.
  • Base imponible para conocer el importe sin impuestos.
  • Tipo impositivo (impuestos) para tributar correctamente.
  • Importe total para dejar claras las cuentas.

Una vez aprobado el reglamento de facturación (verano de 2023), podrían añadirse nuevos elementos, como:

  • Estado de cobro/pago de las facturas.
  • Códigos QR y alfanuméricos.
  • La frase “factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERIFACTU”.

Esto es solo un resumen. Si vas a empezar a emitir facturas electrónicas, necesitarás conocer todos los detalles para cumplir con Hacienda. Te recomendamos leer nuestro artículo sobre los elementos de una factura electrónica.

¿Cuándo es obligatorio utilizar la factura electrónica?

La obligatoriedad de la factura electrónica depende del tipo de cliente. No es lo mismo emitir una factura a una administración pública que a una empresa o profesional del sector privado.

Cada obligación relativa a la factura electrónica está regulada por una normativa distinta. Por ejemplo, desde hace años es obligatoria en operaciones con la administración pública, pero aún no lo es en transacciones entre autónomos o empresas y lo será a partir de 2025.

Uso de la factura electrónica con administraciones públicas

Desde 2015, las facturas de sociedades dirigidas a administraciones públicas deben entregarse en formato electrónico y cumplir con los requisitos de FacturaE, es decir, una factura electrónica estructurada en formato XML. Los autónomos persona física están exentos, ya que la ley solo se refiere a entidades jurídicas.

Además, cada administración puede desarrollar reglamentariamente una exclusión para que las empresas no tengan que emitir facturas electrónicas si el importe es inferior a 5.000€. Algunas administraciones han aplicado esta exención, mientras que otras no. Por ejemplo, la diputación de Barcelona exime a todas las sociedades de emitir factura electrónica cuando el importe es superior a 5.000€, mientras que la diputación de Guipúzcoa solo aplica esta exención a facturas superiores a 1.000€.

Uso de la factura electrónica con empresas privadas

En las facturas entre profesionales, es decir, entre empresas y autónomos, la factura electrónica obligatoria se implementará gradualmente según los plazos de la Ley Crea y Crece. Las PYMEs que facturen más de 8 millones de euros deberán implementar la factura electrónica en un año desde la aplicación del reglamento de facturación, mientras que el resto de negocios tendrán dos años. Los autónomos tendrán tres años para adaptarse a la obligación de comunicar los datos de sus facturas en tiempo real.

Aunque el reglamento de facturación aún no está aprobado, se espera que pronto lo esté, por lo que todos los autónomos y empresas podrían estar obligados a emitir factura electrónica en operaciones con otros profesionales a partir de 2025.

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